онлайн курс
кадры

Система электронного документооборота предприятия. Технологии внедрения, модернизации и управления СЭД. Современные требования и решения

19 - 20 июля 2018 года
10:00 - 17:00
г. Новосибирск
Необходимость и эффективность использования СЭД уже давно никому не нужно доказывать. Однако компании не останавливаются в поиске своей идеальной СЭД. Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. Они либо не справляются с возложенными на них задачами, либо справляются недостаточно эффективно, а любое их развитие становится невозможным или крайне рискованным.
К тому же развиваются сами предприятия, их потребности растут, появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, увеличение количества пользователей, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений).
Как грамотно и эффективно организовать процесс внедрения СЭД? Как понять, что имеющаяся информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? На какие факторы обращать внимание? В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?
Как соответствовать новейшим тенденциям рынка информационных технологий и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по управлению документацией организации", утвержденным Приказом Минтруда России от 10 мая 2017 года N 416н.
Курс ориентирован на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, канцелярий, архивов, секретариатов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.
Стоимость участия составляет:
11600 рублей цена за одного участника при онлайн-трансляции
25650 рублей цена за одного участника при очном участии в Москве
Участникам, успешно завершившим обучение, выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов
Программа мероприятия
  1. Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (распоряжение Правительства РФ от 28 июля 2017 года № 1632-р), какое влияние она может оказать на работу с документами. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами: ГОСТ Р 53898-2013, Постановление от 26.04.2016 N 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р 7.0.8-2013; Серия стандартов ИСО 30300.
  2. Внедрение / модернизация СЭД на предприятии, основные этапы, проблемы и их решения. Запуск проекта по автоматизации делопроизводства. Роль службы ДОУ в составлении ТЗ, внедрении, сопровождении и обслуживании СЭД. Организация рабочей группы. Составление плана внедрения СЭД и определение бюджета. Оптимизация существующих документационных процессов. Выбор программного продукта для корпоративной СЭД, критерии выбора: нагрузочные характеристики, надежность, масштабирование, гибкость и универсальность платформы, возможность интеграции, система поиска, интерфейс, стоимость лицензий системы и услуг по внедрению и др. Взаимодействие заказчика и разработчика. Что нужно отобразить в ТЗ? Разработка и утверждение регламента работы. Модернизация технической инфраструктуры. Организационно-психологические факторы, усложняющие внедрение или модернизацию СЭД: недоверие электронному документообороту, низкая компьютерная грамотность персонала, необходимость разработки нормативной базы по использованию СЭД для сотрудников. Обучение персонала и доведения до каждого ответственности за несоблюдение принятых регламентов. Локальные нормативные акты, регламентирующие применение СЭД.
  3. Автоматизированное управление документами предприятия. Централизация управления. Понятие «workflow». Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Построение маршрутов движения документов. Понятие прямоточности движения документа. Организация совместной работы над документацией и обмен данными между подразделениями. Разграничение полномочий сотрудников компании и управление доступом. Интеграция СЭД с существующими финансовыми, производственными, аналитическими системами предприятия, экспорт данных. Оптимизация бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода на электронный документооборот. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Формирование поручений и отчетов в СЭД. Системы контроля исполнения документов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Обеспечение сохранности электронных документов.
  4. Составление и оформление электронного документа. Основные требования. Создание документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки, их виды. Использование шаблонов. Оформление документов. Штрих-кодирование для обеспечения идентификации документа.
  5. Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Вопросы сроков хранения и уничтожения документов. Хранение электронной почты, мгновенных сообщений, баз данных, веб-сайтов. Особенности экспертизы ценности электронных документов.
  6. Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов. Электронная подпись - обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Федеральный закон «Об электронной подписи» (в ред. 2016). Регламент использования ЭП. Виды подписей и особенности использования. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.
  7. «Серые зоны» российского законодательства об электронных документах: как защитить интересы организации. Порядок предоставления в суды электронных документов. Работа с жалобами и обращениями граждан. Защита персональных данных.
  8. Проблемы и пути обеспечения режима конфиденциальности электронного делопроизводства. Информационная безопасность и защита информации. Анализ рисков.
  9. Облачный электронный документооборот. Новые технологии в развитии электронного документооборота. Применение облачных сервисов. Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами. Опыт применения облачных сервисов в электронном документообороте. Опыт применения облачных сервисов в государственных структурах и электронном правительстве. Мобильный офис руководителя.
  10. Тренды СЭД - 2018: укрупнение проектов СЭД, горизонтальное и вертикальное масштабирование ранее введенных решений; юридически значимый документооборот с внешними компаниями; отказ от бумаги; мобильность для всех; миграция крупных компаний на новые; современные ECM-системы и платформы; ROI-подход (ориентация на результативность для бизнеса); технология блокчейна; облачные СЭД. Что такое ECM (Enterprise content management) системы, сравнение с классическими СЭД. Интеграционная составляющая СЭД/ECM, взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и с порталом ССТУ (Сетевой справочный телефонный узел); интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.
  11. Сравнительный анализ современных систем автоматизации работы с документами Преимущества и недостатки.
  12. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.
Спикеры
Кузнецов Сергей Львович
к.и.н., ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив), главный редактор журнала “Делопроизводство”, член редколлегий журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело»
Рыков Алексей Витальевич
Управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве
Полтев Сергей Валерьевич
руководитель направления современных ЕСМ-решений компании «Электронные Офисные Системы»
Потемин Павел Николаевич
Начальник службы электронного архива, АО Стройтранснефтегаз
Черепащук Валентин Олегович
руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности компании КИВИ
Зарегистрироваться на мероприятие вы можете следующими способами:
  • keyboard_arrow_right
    Непосредственно на этой странице, нажав кнопку ниже
  • keyboard_arrow_right
    Позвонить нам по телефону +7 (383) 335-71-05
Зарегистрироваться на мероприятие вы можете следующими способами:
  • keyboard_arrow_right
    Непосредственно на этой странице, нажав кнопку ниже
  • keyboard_arrow_right
    Позвонить нам по телефону +7 (383) 335-71-05